Политика конфиденциальности

Здесь описано, какие персональные данные собирает сервис hotelindex.io, зачем они нужны, где хранятся и как их удалить. Политика составлена в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

1. Общие положения

1. Политика действует в отношении всех персональных данных, которые Оператор получает через сайт hotelindex.io (далее — Сайт), личный кабинет account.hotelindex.io (далее — Кабинет), электронную почту и мессенджеры.
2. Оператор персональных данных — hotelindex.io (далее — Оператор). Связь по вопросам персональных данных: hello@hotelindex.io.
3. Используя Сайт или Кабинет, оставляя заявку или переписываясь с Оператором, вы подтверждаете, что ознакомились с Политикой. Согласие на обработку данных в случаях, когда оно требуется, даётся отдельным действием — отметкой в форме или нажатием кнопки с соответствующим текстом.
4. Политика не распространяется на сайты третьих лиц, на которые ведут ссылки с Сайта.

2. Правовые основания обработки

1. Обработка ведётся на основании: согласия субъекта (п. 1 ч. 1 ст. 6 152-ФЗ); необходимости исполнения договора, стороной которого является субъект или организация, которую он представляет (п. 5 ч. 1 ст. 6 152-ФЗ); обязанностей Оператора по законодательству о бухгалтерском учёте и налогах.
2. Базы данных, содержащие персональные данные граждан Российской Федерации, находятся на территории Российской Федерации (ч. 5 ст. 18 152-ФЗ).

3. Какие данные мы собираем и когда

Когда	Какие данные	Зачем
Заявка на подключение	название гостиницы, город, адрес электронной почты, телефон, имя контактного лица, если указано	связаться, завести кабинет и выставить счёт
Учётная запись в Кабинете	адрес электронной почты, пароль (хранится только в виде хеша), роль в организации, дата и время входов, IP-адрес и сведения о браузере	вход в Кабинет, разграничение доступа, защита от несанкционированного доступа
Уведомления	адрес электронной почты; идентификатор Telegram — только если вы сами подключили этот канал	отправка сводок и сообщений об изменениях цен
Переписка и поддержка	содержание писем и сообщений, контактные данные отправителя	ответить на обращение, исправить ошибку
Счета и документы	реквизиты организации, ФИО подписанта, если указано	выставление счетов и актов, бухгалтерский учёт
Посещение Сайта	технические cookie (сессия, выбранная тема), IP-адрес, тип устройства и браузера	работа Сайта, защита от атак

7. Сведения о ценах и предложениях гостиниц, которые сервис получает с сайтов гостиниц, не являются персональными данными и в эту Политику не входят.
8. Реестр классифицированных средств размещения содержит фамилии, имена и отчества индивидуальных предпринимателей — владельцев объектов. Эти сведения являются общедоступными, Оператор хранит их только на серверах в Российской Федерации, не передаёт третьим лицам и не показывает пользователям Кабинета.
9. Сайт не использует рекламные трекеры. Если Оператор подключит счётчик веб-аналитики (например, Яндекс Метрику), на Сайте появится уведомление с возможностью отказаться от неосновных cookie. Технические cookie отключить нельзя: без них не работают вход и настройки.

4. Цели обработки

• заключение и исполнение лицензионного договора: заведение кабинета, выставление счетов, актов и закрывающих документов;
• предоставление доступа к Кабинету и отправка уведомлений, которые пользователь настроил;
• ответы на обращения и техническая поддержка;
• обеспечение безопасности: выявление подозрительных входов, ограничение попыток подбора пароля, ведение журнала действий;
• исполнение требований законодательства о бухгалтерском и налоговом учёте.

Оператор не продаёт персональные данные, не передаёт их рекламным сетям и не использует для рассылок, на которые вы не подписывались.

5. Кому передаются данные

1. Обработку по поручению Оператора выполняют: хостинг-провайдер, размещающий серверы Кабинета в Российской Федерации; провайдер электронной почты для отправки писем; оператор электронного документооборота и банк — в части счетов и платёжных документов. С каждым из них заключён договор, обязывающий соблюдать конфиденциальность и требования 152-ФЗ.
2. Если вы подключили уведомления в Telegram, сообщения доставляются через серверы Telegram, находящиеся за пределами Российской Федерации. Это трансграничная передача, которую вы инициируете сами; Оператор передаёт в Telegram только текст уведомления и ваш идентификатор в этом мессенджере. Отключить канал можно в любой момент в Кабинете.
3. Государственным органам данные передаются только в случаях и в порядке, предусмотренных законом.
4. Иным третьим лицам данные не передаются.

6. Где и как хранятся данные

1. Серверы Кабинета и базы данных находятся в Российской Федерации (Санкт-Петербург). Резервные копии хранятся там же.
2. Каналы связи защищены TLS. Пароли хранятся в виде необратимых хешей. Доступ сотрудников Оператора к данным разграничен по ролям, каждое действие в Кабинете записывается в журнал.
3. Оператор оценивает актуальность мер защиты не реже раза в год и при существенных изменениях в сервисе.

7. Сроки хранения

Данные	Срок
Заявка, по которой договор не заключён	12 месяцев с даты заявки
Учётная запись и данные организации по договору	срок договора + 5 лет
Счета, акты, платёжные документы	5 лет после отчётного года
Журнал входов и действий, технические логи	12 месяцев
Переписка с поддержкой	3 года после последнего сообщения

По истечении срока данные уничтожаются или обезличиваются. Срок может быть продлён, если это требуется для рассмотрения спора или по закону.

8. Ваши права

1. Вы вправе получить сведения о том, какие ваши данные обрабатывает Оператор, потребовать их уточнения, блокирования или уничтожения, отозвать согласие, а также обжаловать действия Оператора в Роскомнадзор или в суд.
2. Запрос направляется на hello@hotelindex.io с адреса, указанного при регистрации или в заявке. Оператор отвечает в течение 10 рабочих дней; при необходимости уточнить личность заявителя срок может быть продлён ещё на 5 рабочих дней с уведомлением.
3. Отзыв согласия не влияет на законность обработки до отзыва и не прекращает обработку, которая ведётся для исполнения договора или по требованию закона.
4. При отзыве согласия или достижении цели обработки данные уничтожаются в срок не более 30 дней, если их хранение не требуется законом. При выявлении неправомерной обработки она прекращается в течение 3 рабочих дней.

9. Изменения Политики

1. Новая редакция публикуется на этой странице с указанием даты. О существенных изменениях пользователи Кабинета уведомляются по электронной почте не позднее чем за 10 дней до вступления в силу.
2. Если новая редакция требует дополнительного согласия, Оператор запросит его отдельно.